Menestystarinat: Naantalin kaupunki saa tarvitsemaansa tietoa kävijämäärien seurannalla ja matalan kynnyksen palautekanavan kautta

Naantalin kaupunki on käyttänyt Fideran tiedolla johtamisen ratkaisuja jo hetken aikaa. Naantali kerää tietoa kävijämääristä sekä ulko- että sisäliikuntapaikoilta, ja lisäksi Naantali kerää asiakaspalautetta Fideran tiedonkeruupalvelun kautta.

 
Naantalin liikuntapalvelupäällikkö Maija Puolakanaho sekä urheilulaitoksen hoitaja Olli Suominen kokevat kaupungin saaneen runsaasti hyötyä Fideran palvelusta. Tästä kirjoituksesta voit lukea heidän kokemuksiaan ja ajatuksiaan tiedolla johtamisesta ja kokemuksista palvelustamme heidän omin sanoin.
 

Mikä oli alkuperäinen ydintarve, mihin lähditte hakemaan ratkaisua?

 
”Haluamme pysyä ajassa mukana ja kehittää yksinkertaisia ja helppoja tapoja seurata liikuntatilojen kävijämäärää. Meillähän on tosiaan muutamissa tiloissa kävijälaskuri ja sitten lopuissa tiloissa QR-koodiin perustuva ”ilmoita itse” -järjestelmä. Erityisesti minä olen kiinnostunut sellaisten tilojen kävijöistä, jotka eivät ole jokapäiväisessä seurannassa työntekijöiden näkökulmasta, mutta herättävät kuitenkin pohdintaa ja keskustelua. Näitä ovat esim. jäähallien yleisöluisteluvuorot ja Rymättylän kuntosali. Yleisöluisteluvuorot ovat kaupunkilaisille tärkeitä ja on hyvä saada faktaa siitä, kuinka paljon luistelijoita kussakin vuorossa on. Pystymme seuraamaan kävijöitä systemaattisesti ja pitkäjänteisesti, ja näin pystymme perustelemaan liikuntatilojen olemassaolon. On helpompi kertoa ulkopuolisille selkeät faktat kuin sellaiset ”minusta tuntuu” -luvut.”
Liikuntapaikkojen käyttöasteet
Liikuntatilojen käyttöasteisiin ja kävijöiden reaaliaikaiseen seurantaan haluttiin nykyaikaiset järjestelmät paperiversioiden tilalle. Naantali on laaja kaupunkialue maantieteellisesti, joten meillä on myös joitakin sellaisia tiloja joista ei ole mahdollista saada käyntiperusteisesti havaintoja mitä niissä tapahtuu.”

”Päättäjien taholta on tullut viestiä, että pitäisi siirtyä entistä enemmän tiedolla johtamiseen. Tiedolla johtaminen on myös kuntatyöntekijöiden arkipäivää; suunnitelmat ja toiminnot on hyvä perustua tutkittuun tietoon. En tarkoita tieteellistä tutkimusta pelkästään vaan tietoa, josta on olemassa faktaa. Liikuntatiloista meillä on nyt faktaa kävijöistä kävijälaskureiden kautta. QR-koodilla tapahtuvan käyttäjämäärien ilmoituksen kautta tulevat tiedot ovat sellaisia, joihin voi suhtautua pienellä varauksella, koska on kuitenkin henkilön itse antamaa tietoa. Poliittiset päättäjät eivät ole antaneet meille sen kummemmin ohjeistusta tiedolla johtamiseen, se on vaan helpompaa, kun on olemassa nykytilanne tiedossa. Nyt kun saamme pidempiaikaista todellista dataa kuinka paljon missäkin tiloissa liikkuu ihmisiä, mihin aikaan ja minä päivinä on suurimmat käyttöasteet, niin sillä on vaikutusta siivouksen mitoituksiin ja ajankohtiin, kiinteistöhuoltoon, henkilökunnan tarpeeseen sekä saamme tuleviin investointeihin ja määrärahoihin todellisuuteen perustuvaa faktatietoa.”

Miten Fideran palvelu vastasi tähän ja miksi päädyitte Fideraan? Millaista arvoa olette saaneet palvelustamme?

 
”Ensin innostuimme kävijälaskureista ja sen jälkeen ryhdyitte tuottamaan QR-koodipohjaista kävijäseurantaa. Asiat ovat hoituneet hyvin, ihan alun asennusvaiheesta ja käyttöönotosta alkaen. Voimme ehdottomasti suositella Fideraa myös muille.”

”Kävijälaskurit niissä tiloissa joissa on muutakin liikennettä kuin ko. tilan varanneita ja QR-koodit kaikissa tiloissa vuorojen tilakohtaisiin kävijämääriin käyttäjäkohtaisilla tunnuksilla antavat hyvän kokonaiskuvan tilojen käytöstä. Naantalin Liikuntapalveluilla on myönnettyjä vuoroja liikunnan sisätiloissa välillä elo-toukokuu viikottain n 680 tuntia, joten on melkoisen tärkeätä tietää kunkin tilan todelliset käyttöasteet. Näiden lisäksin asennettiin esim. kahteen jäähalliin viisi laskuria joista pystymme kartoittamaan kaikki jäälle menijät, toisen hallin yleisö on ainut josta emme saa dataa. Jäähallien kokonaisliikenne ja kävijät ovat yllättäneet jopa oman väen.”
QR sampled
”Olemme saaneet tärkeää dataa seuraamalla vuorojen käyttöastetta, ja jos on paljon käyttämättömiä vuoroja, voimme laittaa vuorot uudelleen jakoon. Liikuntatiloista on jonkin verran puutetta, joten on hyvä seurata käyttöä.”
 
 
”Yksityiskohtaista ja ajantasalla olevaa dataa saadaan nyt helposti ja nopeasti. Tarvittaessa nähdään yksittäisen tilan ja esim. halutun seuran tai muun käyttäjäryhmän käyttömääristä ja ajankohdista yksityiskohtaista tietoa.”

Millaisia tulevaisuuden suunnitelmia tai näkymiä teillä on liikuntatoimen yksikössä tiedolla johtamisen kehittämisen suhteen?

 
"Meillä on käytössä avustusten myöntämisessä kävijäpäiväkirja, ts. avustusta myönnetään sen mukaisesti, kuinka paljon seurat liikuttavat ihmisiä. Nyt seurat kirjaavat kävijät QR-koodin avulla, mutta myös excel -pohjaiseen päiväkirjaan. Nämä kun saisimme synkkaamaan yhteen, seuroilta jäisi yksi vaihe kokonaan pois. Ymmärrän, että se on vaikeaa, koska toimintapäiväkirjassa on myös nimi ja syntymävuosi, joka tietysti pitäisi olla myös QR-koodin takana.  Jolloin seurat joutuisivat luomaan ryhmät QR-koodin taakse tai sitten jollain muulla systeemillä."

naantali

”Toiveena on jollain aikataululla saada riittävän tarkkaa tietoa ikäryhmistä ja kävijämääristä niiden suhteen, jotta järjestelmää voidaan käyttää vuorojen myöntämisessä, avustuksissa ja tilojen optimoinnissa käyttäjäryhmittäin.”

Did you enjoy this post? Please share it on social media!